W związku z ogłoszonym w Polsce stanem epidemii Departament Działań Delegowanych przekazuje informację o możliwości realizacji wdrażania działań:

1. M01 Transfer wiedzy i działalność informacyjna

Poddziałanie: 1.1 Wsparcie dla działań w zakresie kształcenia zawodowego
i nabywania umiejętności

2. M02 Usługi doradcze, usługi z zakresu zarządzania gospodarstwem rolnym i usługi z zakresu zastępstw

Poddziałanie 2.1 Wsparcie korzystania z usług doradczych
Poddziałanie 2.3 Wsparcie dla szkolenia doradców

3. M16 Współpraca

Na bieżąco trwa ocena złożonych wniosków o przyznanie pomocy i wniosków o płatność, oraz aneksowanie umów o przyznaniu pomocy w ramach powyższych działań.

W ramach ww. działań na czas pandemii wprowadzamy następujące zmiany:

Odstąpienie od wymogu poświadczania lub potwierdzania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów składanych wraz z wnioskiem o przyznanie pomocy i wnioskiem o płatność.

Zarówno na etapie ubiegania się o pomoc, jak i wypłaty pomocy Agencja przyjmować będzie dokumenty dołączone w formie kopii niepotwierdzonej lub niepoświadczonej za zgodność z oryginałem.

Obecnie poświadczanie bądź potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem jest znacznie utrudnione lub całkowicie niemożliwe. Dlatego też tymczasowo Agencja wprowadza sposób postępowania, który umożliwia składanie wniosków o przyznanie pomocy oraz ich weryfikację i przyznanie pomocy, jak również wniosków o płatność oraz ich weryfikację
i zatwierdzenie do wypłaty, bez konieczności poświadczania bądź potwierdzania za zgodność z oryginałem kopii dostarczanych dokumentów wraz z ww. wnioskami.

W terminie późniejszym, gdy będzie to już możliwe, Agencja, na etapie prowadzonego postępowania w sprawie przyznania pomocy wezwie do uzupełnienia prawidłowo potwierdzonych lub poświadczonych za zgodność kopii dokumentów (nie dotyczy to dokumentów składanych, zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem, w formie oryginału. Te dokumenty niezmiennie należy składać w takiej właśnie formie).

Natomiast autentyczność dokumentów dostarczonych wraz z wnioskiem o płatność zostanie zweryfikowana w terminie późniejszym, podczas wizytacji/kontroli na miejscu.

Odłożenie w czasie kontroli na miejscu oraz wizyt w miejscu realizacji operacji a także kontroli niematerialnych w działaniach nie inwestycyjnych.

Wstrzymane zostaje czasowo przeprowadzanie kontroli na miejscu oraz wizyt w miejscu realizacji operacji. Dotyczy to wszystkich wnioskodawców oraz beneficjentów, których wnioski są aktualnie weryfikowane przez ARiMR oraz tych, którzy w najbliższym czasie wnioski takie złożą. Kontrole na miejscu oraz wizyty w miejscu realizacji operacji zostaną przeprowadzone w terminie późniejszym, kiedy będzie to możliwe.

Do czasu przywrócenia realizacji kontroli na miejscu oraz wizyt w miejscu realizacji operacji ARiMR będzie zwracała się do wnioskodawców oraz beneficjentów (w formie elektronicznej o ile wnioskodawca lub beneficjent udzielił zgody na komunikację drogą elektroniczną lub w sposób tradycyjny) z prośbą o dostarczenie dodatkowych dokumentów potwierdzających prawidłowe zrealizowanie operacji. W zależności od tego, czego dotyczy dany wniosek, mogą to być np. zdjęcia maszyn oraz ich tabliczek znamionowych, zdjęcia budynków i obiektów budowlanych, oświadczenia wykonawców o wykonaniu robót, dodatkowe dokumenty potwierdzające obecny stan faktyczny, jak np. zdjęcia obrazujące miejsce planowanej operacji, budynki i obiekty budowlane planowane do ogrodzenia w ramach operacji oraz inne dokumenty, które wnioskodawca lub beneficjent może posiadać lub może uzyskać. Dostarczenie tego typu dokumentacji pozwoli na szybsze zakończenie weryfikacji wniosków oraz ewentualne dokonanie płatności.

Zmiana sposobu zawierania aneksów do umów o przyznaniu pomocy

Uległ zmianie sposób zawierania aneksów do zawartych umów o przyznaniu pomocy - aneksy do umów o przyznaniu pomocy będą zawierane w trybie korespondencyjnym. Możemy tego dokonać wykorzystując:

1. pocztę elektroniczną, o ile ARiMR posiada zgody na komunikację w tej formie,

2. pocztą tradycyjną.

W pierwszym przypadku, za zgodą beneficjenta, na wskazany przez niego adres e-mail zostanie wysłany projekt aneksu, który beneficjent wydrukuje i podpisze oraz umieści  przy podpisie datę, a następnie zeskanuje i odeśle na wskazany w korespondencji adres e-mailowy do ARiMR. Jednocześnie wydrukowany i podpisany oryginał odeśle w terminie 14 dni od jego otrzymania (dostarczenie korespondencji elektronicznej) za pośrednictwem Poczty Polskiej listem poleconym ekonomicznym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na wskazany w korespondencji adres. Aneks uznaje się za zawarty w chwili jego podpisania przez osobę reprezentującą Agencję. Oryginał dokumentu z podpisem reprezentanta ARiMR zostanie beneficjentowi odesłany za pośrednictwem poczty niezwłocznie po jego podpisaniu.

W przypadku sposobu tradycyjnego, projekt aneksu do umowy zostanie beneficjentowi przesłany w 2 egzemplarzach, które beneficjent podpisuje oraz umieszcza datę przy podpisie i w terminie 14 dni od dnia ich doręczenia przesłać za pośrednictwem Poczty Polskiej listem poleconym ekonomicznym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres wskazany w korespondencji. Aneks uznaje się za zawarty w chwili jego podpisania przez osobę reprezentującą Agencję. Oryginał dokumentu z podpisem reprezentanta ARiMR zostanie beneficjentowi odesłany za pośrednictwem poczty niezwłocznie po jego podpisaniu.

Działania delegowane do podmiotów wdrażających (samorządy województw)

Na mocy „Umowy delegowania” część działań, będących w kompetencji DDD, wdrażana jest przez samorządy województw. Zakres zadań delegowanych przez agencję płatniczą obejmuje w szczególności prowadzenie postępowań w sprawach o przyznanie lub wypłatę pomocy i w tym zakresie prace są kontynuowane. Samorządy województw na swoich stronach internetowych zamieszczają komunikaty o dostępnych kanałach komunikacji, wskazując kontakt z urzędem marszałkowskim tylko drogą telefoniczną, mailową oraz poprzez ePUAP. W celu uzyskania niezbędnych informacji zaleca się śledzenie na bieżąco stron internetowych poszczególnych samorządów województw.