Praktyczne porady

Wniosek o płatność -
dokumety do pobrania

 

 

Realizacja operacji

 1. Jakie są podstawowe obowiązki beneficjenta wynikające z umowy przyznania pomocy?
- Realizacja zakresu określonego w zestawieniu rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik do umowy
- Prawidłowe udokumentowanie poniesionych kosztów i wydatków (czytaj dalej)

2. Czy możliwe jest dokonywanie zakupów przedmiotu inwestycji od podmiotów powiązanych osobowo lub kapitałowo?
Co do zasady, transakcje między odrębnymi prawnie podmiotami (w tym powiązanymi osobowo lub kapitałowo) w obrocie handlowym są dopuszczone. Jednakże fakt istnienia powiązań osobowych pomiędzy ww. podmiotami może budzić zastrzeżenia m.in. odnośnie prawidłowego określenia ceny rynkowej zadania i potencjalnego ryzyka zawyżenia cen. (czytaj dalej)

3. Czy możliwe jest dokonywanie zakupów przedmiotu inwestycji od małżonka beneficjenta?
W przypadku małżonków, których łączy wspólność majątkowa i prowadzących działalność gospodarczą jako osoby fizyczne, nie ma możliwości uznania za koszty kwalifikowalne zakupu dóbr i usług od współmałżonka beneficjenta. (czytaj dalej)

4. Czy zakup rzeczy wybranej w postępowaniu ofertowym może nastąpić przed przeprowadzeniem tego postępowania?
Beneficjenci składający wnioski o przyznanie pomocy w naborze przeprowadzonym w roku 2013 zobowiązali się zarówno we wniosku o przyznanie pomocy, jak i w umowie, do dokonania zakupu przedmiotu operacji (podlegającego postępowaniu ofertowemu) po przeprowadzeniu postępowania ofertowego (nie wcześniej jednak, niż po dniu złożenia wniosku o przyznanie pomocy). Nie zachowanie powyższej kolejności zdarzeń (przeprowadzenie postępowania ofertowego i dopiero zakup wybranej rzeczy), skutkował będzie brakiem możliwości zrefundowania tak poniesionego kosztu.
Przykład

5. Czy można przedstawić do refundacji fakturę wystawioną na małżonka beneficjenta?
Faktury wystawione na małżonka beneficjenta mogą być przedstawione do refundacji  pod następującymi warunkami:
- koszty wykazane na danych fakturach muszą być związane z przedmiotem operacji,
- nabyte przedmioty będą wchodziły do majątku wspólnego małżonków.

6. Jakiego rodzaju zmiany w operacji/inwestycji budowlanej mogą być dokonywane podczas realizacji inwestycji?
Realizując inwestycje budowlaną często występuje sytuacja, w której niezbędne jest dokonanie pewnych odstępstw od przyjętych założeń m.in. w projekcie. (czytaj dalej)

 7. Jakie istotne dokumenty związane z inwestycją budowlaną, których brak jest częstą przyczyną redukcji wielkości pomocy, a nawet odmową wypłaty pomocy, należy skompletować do dnia złożenia wniosku o płatność?
Oprócz takich dokumentów jak faktury, potwierdzenia zapłaty, wyjaśnienia, w przypadku inwestycji budowlanych, beneficjent zobowiązany jest do dostarczenia wraz z wnioskiem o płatność poniższych dokumentów: (czytaj dalej)

8. Jak postępować w sytuacji odmiennego wykonania inwestycji budowlanej w stosunku do opisanego we wniosku o przyznanie pomocy oraz w umowie przyznania pomocy?
Gdy w trakcie wykonywania inwestycji budowlanej występuje konieczność odmiennego wykonania robót budowlanych w stosunku do opisanego we wniosku o przyznanie pomocy, beneficjent powinien poinformować o tej sytuacji OR ARiMR w którym złożył wniosek.
Gdy w obiekcie budowlanym wprowadzono istotne odstępstwa od zatwierdzonego projektu budowlanego lub warunków pozwolenia na budowę, to poprawnym postępowaniem jest zgłoszenie ich we właściwych organach administracji budowlanej (nadzorze budowlanym) oraz aneksowanie umowy przyznania pomocy w oparciu o nowy kosztorys inwestorski, np. kosztorys inwestorski zamienny.

9. W jakich sytuacjach należy przedstawić kosztorys powykonawczy i jak powinien być on przygotowany?
Kosztorys powykonawczy sporządzony metodą kalkulacji uproszczonej lub szczegółowej, w przypadku udziału pracy własnej, z podaniem podstawy wyceny oraz rysunki zamienne do projektu budowlanego, powinien być załączony do wniosku o płatność, zasadniczo w dwóch przypadkach, gdy: (czytaj dalej)

10. Co jeżeli w trakcie realizacji operacji konieczne jest dokonanie zmian w zestawieniu rzeczowo-finansowym?
Co do zasady, beneficjent zobowiązuje się m.in. do realizacji zakresu rzeczowego operacji określonego w zestawieniu rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik do umowy. (czytaj dalej)

11. Co oznacza sztuczne tworzenie warunków?
Zgodnie z przepisami unijnymi, zakazane jest dokonywanie płatności na rzecz beneficjentów, w odniesieniu do których stwierdzono, że sztucznie stworzyli warunki wymagane do otrzymania takich płatności, aby uzyskać korzyści sprzeczne z celami systemu wsparcia. Jeżeli taka sytuacja zostanie wykryta w trakcie weryfikacji wniosku o przyznanie pomocy lub wniosku o płatność, beneficjent otrzyma odmowę przyznania/wypłaty pomocy.
Za sztuczne tworzenie warunków mogą być uznane sytuacje m.in.:
- Ubieganie się o przyznanie pomocy na podjęcie lub rozwinięcie działalności gospodarczej na podstawie tego samego kodu PKD, przez współmałżonków lub inne podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo.
- Dokonywanie zakupów od podmiotów powiązanych kapitałowo lub osobowo.
- Tworzenie kilku spółek ( np. spółki z o.o. w organizacji) w celu uzyskania pomocy przekraczającej maksymalne pułapy przeznaczone dla jednego beneficjenta.

12. Kiedy muszę zamieścić tablice informacyjną?
Obowiązek zamieszczenia w miejscu realizacji operacji lub siedzibie Beneficjenta tablicy informacyjnej o finansowaniu ze środków Unii Europejskiej, dotyczy operacji, której całkowity koszt przekracza 50 000 EURO). (czytaj dalej)

 

Wniosek o płatność - występujące problemy

 

1. Termin na złożenie wniosku o płatność?
Terminowe złożenie wniosku o płatność jest jednym z podstawowych wymogów upoważniających do ubiegania się o wypłatę pomocy. (czytaj dalej)

2. W jakiej formie można dokonywać zapłaty (kiedy można zapłacić gotówką)?
Bardzo ważne - W przypadku transakcji powyżej 10 000,00 zł brutto do kosztów kwalifikowalnych operacji zaliczyć można jedynie te wydatki, które zostały opłacone w formie bezgotówkowej przeprowadzonej poleceniem przelewu (płatności kartą lub gotówką nie będą honorowane). (czytaj dalej)

3. Jak należy wypełnić wykaz faktur?
Do rozliczenia należy przedstawić tylko te dokumenty, które dotyczą realizacji zakresu rzeczowego objętego operacją. Ujęcie w Wykazie faktur pozycji nie związanych z operacją i włączenie w związku z tym poniesionych wydatków w poczet kosztów kwalifikowanych a następnie obliczeniem na tej podstawie kwoty pomocy, może skutkować nie tylko nieuwzględnieniem ich jako prawidłowych lecz także zastosowaniem dodatkowych sankcji obniżających pomoc liczoną od zaakceptowanych przez Agencję kosztów. Więcej o ww. sankcjach znajduje się w wyjaśnieniu zagadnienia pt. „Co w przypadku wpisania błędnej (zawyżonej) kwoty pomocy”. Jeżeli natomiast na fakturze znajdują się pozycje zarówno dotyczące operacji jak i nie związane z nią, w pozycji zestawienie faktur należy wpisać tylko elementy mogące zostać uznane za kwalifikowalne. Dodatkowo jeżeli np. w ramach operacji miała zostać zakupiona jedna maszyna a zostały dwie, za kwalifikowalne można uznać tylko jedną z nich.
Przykład

4. Co w przypadku, gdy na fakturze znajduje się więcej niż jedna pozycja?
Jeżeli na fakturze znajduje się kilka pozycji, w Zestawieniu faktur część IV wniosku o płatność, należy wpisać odrębnie każdą pozycję, która odpowiada konkretnemu elementowi w zestawieniu rzeczowo-finansowym. Tzn. jeżeli np. na fakturze znajdują się dwie pozycje i dotyczą dwóch pozycji z zestawienia rzeczowo-finansowego fakturę należy wpisać dwa razy, przy czym, kolumny "kwota dokumentu brutto" oraz "kwota dokumentu netto" należy wypełnić w odniesieniu do konkretnych pozycji, nie zaś każdorazowo dla całej faktury, gdyż spowodowałoby to dublowanie się wartości. Poniżej zostało przedstawione prawidłowe ujęcie jednej faktury w Wykazie faktur.
Przykład

5. Co w przypadku wpisania błędnej (zawyżonej) kwoty pomocy?Wnioskowana kwota pomocy którą należy wpisać w punkcie 11 wniosku nie może przekraczać:
- kwota zawartej w umowie przyznania pomocy lub aneksie
- kwoty wynikającej z prawidłowo poniesionych kosztów kwalifikowanych punkt 10 wniosku. (czytaj dalej)

6. Co można wpisać do zestawienia rzeczowo-finansowego?
Przede wszystkim w zestawieniu rzeczowo finansowym z realizacji operacji należy ująć tylko te pozycje, które były uwzględnione w zestawieniu rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik do umowy. Do zestawienia rzeczowo-finansowego nie należy dodawać żadnych nowych pozycji, które nie były przedmiotem umowy, chyba że beneficjent wnioskuje o aneksowanie umowy w zakresie zmiany zakresu rzeczowego operacji, co powinno zostać odznaczone w kolumnie 2 zestawienia. Suma kosztów kwalifikowanych zawartych w zestawieniu rzeczowo-finansowym (kolumna 7) powinna tym samym odpowiadać sumie kosztów kwalifikowanych zawartych w części IV wniosku - Wykaz faktur (kolumna 10, wiersz RAZEM). W kolumnie 2 należy także zaznaczyć, czy dana pozycja jest zgodna z zestawieniem rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik do umowy.
Przykład 

7. Czy może wystąpić niezgodność pomiędzy pozycjami zawartymi w zestawieniu rzeczowo-finansowym we wniosku o płatność i w umowie?
Bardzo istotne jest, aby w zestawieniu rzeczowo-finansowym ujmować jedynie pozycje które zostały zaakceptowane w umowie przyznania pomocy. Niezastosowanie się do tego może skutkować sankcjami finansowymi.  (czytaj dalej)

8. Jakie dokumenty należy dołączyć w celu potwierdzenia poniesienia kosztów/wydatków?
W celu możliwości uznania danego kosztu/wydatku za kwalifikowalny, należy dostarczyć przede wszystkim:
- faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej
- dowody zapłaty potwierdzające poniesienie wydatku (czytaj dalej)

9. Kiedy muszę dołączyć protokół odbioru robót?
W przypadku wykonywania robót budowlanych niezbędne jest dostarczenie protokołów odbioru robót. Sposób oznaczenia danej faktury i odpowiadającego jej protokołu powinien jednoznacznie identyfikować obydwa dokumenty. Faktury z reguły zawierają dane ogólne co do zakresu wykonania prac. Poza tym nie zawierają np. okresu wykonania prac. W związku z tym protokół odbioru jest dokumentem niezbędnym aby móc uznać pozycję zawartą na fakturze za koszt kwalifikowalny. Informacje zapisane na protokole powinny w sposób jednoznaczny określać wykonaną usługę.

10. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji operacji.
Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanej operacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w sposób przejrzysty tak, aby była możliwa identyfikacja poszczególnych operacji księgowych i bankowych dla wszystkich wydatków w ramach operacji. (czytaj dalej)

11. Kiedy należy zarejestrować działalność gospodarczą objęta operacją?
Należy pamiętać, aby zarejestrować działalność objętą wsparciem (albo zaktualizować wpis do właściwego rejestru w zakresie m.in. kodu PKD objętego operacją) w terminie określonym umową przyznania pomocy (w szczególności podmioty podejmujące działalność gospodarczą w wyniku realizacji operacji muszą dokonać rejestracji działalności przed dniem złożenia pierwszego wniosku o płatność).  Brak dokonania rejestracji w tym terminie, co do zasady, skutkuje odmową wypłaty pomocy.

 

Zobowiązania beneficjenta

1. Czy można zmieniać przeznaczenie obiektu budowlanego zrealizowanego z udziałem dofinansowania przed upływem 5 lat związania celem?

Zgodnie z zapisami umowy przyznania pomocy, w trakcie realizacji operacji oraz przez 5 lat liczony od dnia przyznania pomocy, beneficjent zobowiązuje się do wykorzystywania dóbr objętych operacją zgodnie z przeznaczeniem i celem operacji. Dokonywanie jakichkolwiek zmian w powyższym zakresie powinno zostać poprzedzone powiadomieniem o zamiarze Agencji oraz uzyskaniem jej zgody (o ile zgoda zostanie wyrażona), w przeciwnym razie beneficjent narazi się na konsekwencje wezwania go do zwrotu wypłaconej pomocy.

2. Czy beneficjent może zawiesić działalność gospodarczą po zawarciu umowy przyznania pomocy?
Zgodnie z umową przyznania pomocy beneficjenci są zobowiązani do wykonywania działalności gospodarczej. (czytaj dalej)

3. Czy do obliczania poziomu zatrudnienia wlicza się osoby w okresie usprawiedliwionej lub nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy?
Przerwy wynikające z usprawiedliwionej lub nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, nie powinny skutkować nieuwzględnianiem okresu tej nieobecności przy obliczaniu stanu zatrudnienia w przedsiębiorstwie. (czytaj dalej)

4. Czy okres przebywania przedsiębiorcy na urlopie macierzyńskim jest wliczany do stanu zatrudnienia (w przypadku etatu "samozatrudnienia")? 
Przebywanie osoby wykonującej działalność gospodarczą na zasiłku macierzyńskim, nie oznacza zakończenia wykonywania działalności gospodarczej ani zawieszenia jej wykonywania. (czytaj dalej)

5. Czy w okresie zawieszenia wykonywania działalności przedsiębiorstwa (dopuszczalne jedynie w przypadku działalności sezonowej), etat przedsiębiorcy jest wliczany do stanu zatrudnienia (w przypadku "samozatrudnienia")? 
W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej (w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej), w okresie zawieszenia działalności, czyli czasowego zaprzestania jej wykonywania, osoby "samozatrudniony" nie należy ujmować przy ustalaniu stanu zatrudnienia. (czytaj dalej)

6. Czy istnieje możliwość zmiany rodzaju działalności wspieranej po zawarciu umowy?
Zgodnie z umową przyznania pomocy, beneficjent zobowiązuje się do realizacji operacji służącej osiągnięciu celu określonego przez beneficjenta. (czytaj dalej)

7. Czy istnieje możliwość pozyskania dofinansowania z Funduszu Pracy do utworzonych miejsc pracy w ramach działania 312?
Operacja realizowana z udziałem wsparcia przyznawanego przez Agencję, nie może być finansowana z innych środków publicznych (a takimi są środki Funduszu Pracy). (czytaj dalej)

8. Czy można wystąpić o zmniejszenie liczby planowanych do utworzenia nowych miejsc pracy?
Umowy przyznania pomocy zawarte do dnia 19.11.2010 r. zawierają postanowienia o zakazie zmiany umowy w zakresie planowanej do utworzenia liczby miejsc pracy, a zatem niedopuszczalne jest zawarcie aneksu zmieniającego zobowiązania beneficjenta w tym zakresie. Dopiero beneficjenci, którzy zawarli umowę po 19.11.2010 r. mogą wystąpić o zmianę zobowiązań w tym zakresie. (czytaj dalej)

9. Czy można wystąpić o przesunięcie momentu od którego liczone są zobowiązania: z dnia wypłaty na  dzień przyznania pomocy w działaniu 312?
Beneficjenci, którzy zawarli umowy w ramach działania 312 Tworzenie i rozwój mikroprzedsiębiorstw przed dniem 6 kwietnia 2011 r., mają możliwość wystąpienia z prośbą o dokonanie w umowie zmiany zapisów dotyczących liczenia okresu trwania zobowiązań na bardziej korzystny dla nich, tj. na 5 lat od dnia przyznania pomocy (zawarcia umowy). Wniosek taki należy złożyć najpóźniej na 6 miesięcy przed upływem obowiązywania 5-letniego okresu związania celem zawartego w umowie.