Rolnicy zainteresowani ubieganiem się o wsparcie finansowe, jeszcze przed złożeniem wniosku o pomoc, powinni posiadać plan zalesienia, który zawiera wytyczne dotyczące założenia i prowadzenia uprawy leśnej.

W celu jego sporządzenia należy:

I. Zgromadzić następujące dokumenty:

1) wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dotyczący działek ewidencyjnych, na których są położone grunty przeznaczone do zalesienia, a w przypadku braku tego planu - zaświadczenie potwierdzające, że przeznaczenie gruntów do zalesienia nie jest sprzeczne z ustaleniami studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy;

2) zaświadczenie wydane przez właściwy organ gminy, potwierdzające że grunty przeznaczone do zalesienia są położone na obszarze Natura 2000 lub obszarze znajdującym się na liście, o której mowa w art. 27 ust. 3 pkt. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody, albo postanowienie o odmowie wydania takiego zaświadczenia;

3) oświadczenie rolnika o powierzchni gruntów przeznaczonych do zalesienia, zawierające numery działek ewidencyjnych, na których są położone te grunty;

4) wypis z ewidencji gruntów i budynków dotyczący działek ewidencyjnych, na których są położone grunty przeznaczone do zalesienia;

5) mapa sporządzona przez osobę posiadającą uprawnienia zawodowe, nadane na podstawie ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287), na podkładzie mapy zasadniczej lub na podkładzie ewidencyjnym, zawierająca wskazanie granic całości gruntów przeznaczonych do zalesienia oraz określenie łącznej powierzchni tych gruntów, a także wskazanie granic gruntów przeznaczonych do zalesienia: 

6) kopia części mapy ewidencyjnej gruntów i budynków, która obejmuje grunty przeznaczone do zalesienia, z naniesionymi granicami tych gruntów, albo jej powiększenie - w przypadkach innych niż określone w pkt 5;

7) opinia regionalnego dyrektora ochrony środowiska o braku sprzeczności planowanego zalesienia z:

8) opinia właściwego dyrektora parku narodowego o braku sprzeczności planowanego zalesienia z celami ochrony danego obszaru - jeżeli grunt przeznaczony do zalesienia jest położony w parku narodowym lub na obszarze jego otuliny, również w przypadku gdy ten grunt jest położony w granicach obszaru Natura 2000 lub obszarów znajdujących się na liście, o której mowa w art. 27 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody (Dz. U. Nr z 2009 r. Nr 151, poz. 1220, Nr 157, poz. 1241 i Nr 215, poz. 1664 oraz z 2010 r. Nr 76, poz. 489).

Złożyć w nadleśnictwie wniosek o sporządzenie planu zalesienia.

Wniosek sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden pozostaje u rolnika i na nim należy uzyskać potwierdzenie terminu złożenia wniosku o sporządzenie planu zalesienia. Drugi pozostaje w nadleśnictwie.

Wykonanie planu zalesienia jest bezpłatne. Można go sporządzić dla rolnika lub dla grupy rolników. Jeśli wniosek o pomoc na zalesianie składa grupa rolników, sporządza się jeden wspólny plan zalesienia.

Plan zalesienia w przypadku, gdy wniosek składa grupa rolników, sporządza się w co najmniej czterech egzemplarzach (po jednym dla każdego członka grupy i dla nadleśnictwa).

II. Złożyć wniosek o przyznanie pomocy na zalesianie w Biurze Powiatowym ARiMR, właściwym ze względu na miejsce zamieszkania albo siedzibę wnioskodawcy.

W przypadku obszaru przeznaczonego do zalesienia, dla którego przewidziano zalesienie zarówno schemacie I - Zalesianie gruntów rolnych oraz w schemacie II - Zalesianie gruntów innych niż rolne, powierzchnia zgłoszona do zalesienia w poszczególnych schematach, powinna zostać zadeklarowana w odrębnych wnioskach. Analogicznie w przypadku, gdy do zalesienia zostało przeznaczonych kilka odrębnych kompleksów, każdy z nich powinien zostać uwzględniony w oddzielnym planie zalesienia i wniosku o przyznanie pomocy na zalesianie.

We wniosku trzeba wpisać dane uzyskane z ewidencji gruntów i budynków i zgodne planem zalesienia oraz dołączyć następujące dokumenty:

1) kopię planu zalesienia z załącznikami, potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez nadleśniczego;

2) wydane przez naczelnika urzędu skarbowego zaświadczenie o dochodach z tytułu prowadzenia działów specjalnych produkcji rolnej, w przypadku gdy rolnik uzyskał takie dochody i ubiega się o pomoc na zalesianie gruntów rolnych w zakresie premii zalesieniowej;

3) wydane przez właściwy organ gminy zaświadczenie o:

4) dokument potwierdzający wysokość dochodów innych niż z rolnictwa, uzyskanych w roku poprzedzającym rok, w którym został złożony wniosek o pomoc, albo zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o braku tych dochodów - jeżeli rolnik ubiega się o pomoc na zalesianie gruntów rolnych w zakresie premii zalesieniowej;

5) pisemną zgodę:

• pozostałych współwłaścicieli na zalesienie gruntów rolnych lub gruntów innych niż rolne, jeżeli grunty te stanowią przedmiot współwłasności,
• małżonka rolnika na zalesienie gruntów, jeżeli grunty te stanowią własność tego małżonka;

6) dokumenty potwierdzające własność lub współwłasność gruntów przeznaczonych do zalesienia;

7) oświadczenia zawierające wykaz działek ewidencyjnych, na których:

8) decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach - jeżeli uzyskanie takiej decyzji dla planowanego zalesienia jest wymagane przepisami ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (Dz. U. Nr 199, poz. 1227, z późn. zm.)

Wnioski o przyznanie pomocy na zalesianie gruntów rolnych i innych niż rolne należy złożyć w terminie od 1 czerwca do 31 lipca danego roku.

Po weryfikacji wniosku, kierownik biura powiatowego ARiMR wydaje postanowienie o spełnieniu niezbędnych warunków we wniosku o przyznanie pomocy na zalesianie lub decyzję o odmowie przyznania pomocy. Otrzymanie przez rolnika postanowienia, umożliwia rozpoczęcie przez niego prac zalesieniowych. Sposób oraz termin wykonania zalesienia, jest opisany w sporządzonym przez Nadleśniczego planie zalesienia. Zalesienie należy wykonać w terminie określonym w planie zalesienia, jednakże nie później niż w okresie sadzenia przypadającym na wiosnę roku następującego po tym, w którym został złożony wniosek o przyznanie pomocy na zalesianie.  

W ciągu 7 dni od zakończenia zalesienia, rolnik powinien pisemnie powiadomić nadleśniczego o wykonaniu zalesienia. Wówczas nadleśniczy wyda zaświadczenie o zgodności zalesienia z planem zalesienia. Oświadczenie o wykonaniu zalesienia zgodnie z planem zalesienia, do którego obowiązkowo dołączone jest zaświadczenie nadleśniczego, powinno zostać złożone do biura powiatowego ARiMR w terminie do 20 maja roku, w którym zalesienie wykonano wiosną albo roku następującego po roku, w którym zalesienie wykonano jesienią.

Przyznanie pomocy na zalesianie następuje w drodze decyzji wydanej w terminie 30 dni od dnia złożenia oświadczenia, przez kierownika biura powiatowego. W terminie 30 dni od dnia, w którym decyzja ta stanie się ostateczna, ARiMR przekazuje środki finansowe na rachunek bankowy wnioskodawcy.

W celu otrzymania płatności w kolejnych latach, rolnik zobowiązany jest do składania wniosku o wypłatę pomocy na zalesianie w terminie określonym dla składania wniosków o przyznanie płatności bezpośredniej, w rozumieniu przepisów o płatnościach w ramach systemów wsparcia bezpośredniego, tj. od 15 marca do 15 maja danego roku. Wniosek kontynuacyjny, może zostać złożony także w terminie 25 dni kalendarzowych po terminie składania wniosków, jednak będzie to skutkowało zmniejszeniem o 1% kwoty należnych płatności za każdy dzień roboczy. Premia pielęgnacyjna i premia zalesieniowa, począwszy od drugiego roku realizacji planu zalesienia, jest wypłacana w terminie do dnia 30 czerwca roku następującego po roku, w którym został złożony wniosek o wypłatę pomocy na zalesianie.

Premia pielęgnacyjna w piątym roku od zalesienia oraz premia zalesieniowa, począwszy od piątego roku od zalesienia, jest wypłacana po uprzednim przekwalifikowaniu zalesionego gruntu na grunt leśny, dokonywanym w formie decyzji, wydanej przez starostę właściwego ze względu na położenie gruntów objętych zalesieniem albo w wyniku modernizacji ewidencji gruntów i budynków.

Kopię decyzji w sprawie przekwalifikowania gruntu rolnego na grunt leśny albo zaświadczenie o przekwalifikowaniu zalesionego gruntu na grunt leśny w wyniku modernizacji ewidencji gruntów i budynków składa się do kierownika biura powiatowego Agencji do końca roku kalendarzowego, w którym upływa 5 lat od dnia złożenia oświadczenia.