Kontrole na miejscu tego mechanizmu realizowane są przez inspektorów terenowych w Oddziałach Regionalnych ARiMR.

Wyboru Organizacji Producentów do kontroli na miejscu dokonuje się poprzez:

• kierowanie manualne wniosku do kontroli na miejscu przez pracownika ARiMR odpowiadającego za kontrolę administracyjną, jeżeli dane we wniosku wzbudzą wątpliwości a weryfikacja nie jest możliwa w ramach kontroli dokumentacji oraz kierowanie manualne wniosków o zatwierdzenie programów operacyjnych.
• wytypowanie OP / wniosku o wypłatę pomocy finansowej na podstawie czynników analizy ryzyka.

Warunkiem przeprowadzenia kontroli na miejscu jest złożenie przez OP wniosków o wypłatę częściowej pomocy na dofinansowanie funduszu operacyjnego w transzy kwartalnej lub złożenia wniosków o przyznanie (rocznej) pomocy na dofinansowanie funduszu operacyjnego lub rozliczenie wypłaconych środków finansowych.

Do obowiązków OP należy, między innymi, gromadzenie informacji na temat produkcji członków, w tym posiadanych powierzchni produkcyjnych pod określonymi uprawami, wysokości produkcji zebranej i sprzedanej, rejestrowanie produktów członków wchodzących i wychodzących z OP oraz rozdysponowania tych produktów, prowadzenie centralnej księgowości i systemu wystawiania faktur.

Ponadto OP realizująca zatwierdzony program operacyjny zobowiązana jest do gromadzenia, na potrzeby ewentualnych kontroli, dokumentów związanych z realizacją programu, w tym do prowadzenia teczek dla poszczególnych członków organizacji dokumentujących ich udział w programie i realizację działań.

Właściwe prowadzenie rejestrów i rzetelnie prowadzona scentralizowana księgowość leży w interesie OP i jest warunkiem właściwego funkcjonowania organizacji, a co za tym idzie pozytywnego dla OP wyniku kontroli na miejscu. Kontrole organizacji są w dużej mierze kontrolami dokumentów księgowych prowadzonych w OP oraz udokumentowanych dowodów na realizację działań zatwierdzonych w programach operacyjnych.

W ramach kontroli na miejscu przeprowadzane są następujące postępowania:

• Kontrola realizacji działań zatwierdzonych w programie operacyjnym

Organizacja ma obowiązek realizować działania zatwierdzone w programie operacyjnym, zgodnie z opisem i w zakresie określonym w programie. Kontrole na miejscu weryfikują fizyczną realizację działania. Jeżeli z przyczyn technicznych weryfikacja taka jest niemożliwa w momencie kontroli, np. z uwagi na zakończenie realizacji działania i brak fizycznych dowodów, OP jest zobowiązana przedstawić dowody realizacji działania. Rodzaj dowodów jest zróżnicowany z uwagi na niewyczerpalną listę możliwości działań zatwierdzanych w programach operacyjnych. W zależności od działania dowodami mogą być np. listy uczestników szkolenia, dokumenty wynajęcia pomieszczeń na szkolenia, promocję produktów OP, potwierdzenia uczestnictwa w imprezach targowych, korespondencja dotycząca i wywołana targami, w tym dotycząca nawiązanych w wyniku targów kontaktów handlowych, zapisy w prowadzonych rejestrach zabiegów agrotechnicznych itp.
Poza fizyczną realizacją działania inspektorzy weryfikują również zgodność działania z opisem w zatwierdzonym programie operacyjnym (opracowanym zgodnie z ustanowioną krajową strategią na rzecz zrównoważonych programów operacyjnych), sprawdzają wykorzystywanie urządzenia przez OP, w tym czy sprzęt jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem zapisanym w programie.

W przypadku działań związanych z nasadzeniami trwałymi (plantacje sadownicze), realizowanymi w celu podniesienia jakości produktów, OP powinny, poza kontrolą dokumentów potwierdzających kwoty wydatków, liczyć się z możliwością kontroli powierzchni nasadzeń. Kontrola taka realizowana będzie na losowo wybranej próbie członków OP.

• Kontrola wydatków poniesionych przez OP z funduszu

Kontrole wydatków poniesionych na realizację działań zatwierdzonych w programie operacyjnym sprowadzają się do weryfikacji dokumentów finansowych prowadzonych w organizacji, potwierdzających rodzaj i wysokość kwot poniesionych przez OP z funduszu operacyjnego, które zostały zadeklarowane we wniosku o wypłatę pomocy finansowej. Weryfikowane są kopie faktur dołączonych do wniosku z oryginałami tych dokumentów w siedzibie organizacji, realizacja płatności, terminy płatności i zaksięgowanie kwot wydatków.

Inspektor podczas kontroli musi odpowiedzieć na pytanie czy wydatek jest spójny z działaniem, którego dotyczy oraz porównuje krzyżowo zapisy księgowe w siedzibie organizacji z zestawieniem operacji na rachunku bankowym funduszu operacyjnego (założenie takiego rachunku jest warunkiem zatwierdzenia programu operacyjnego, a wydatki związane z realizacją programu mogą być ponoszone wyłącznie z tego rachunku). Wyniki kontroli mają dać odpowiedź czy zadeklarowane wydatki poniesione przez organizację kwalifikują się do dofinansowania.

• Kontrola wartości produktów sprzedanych przez OP w okresie referencyjnym

Wartość produktów sprzedanych (WPS) w okresie referencyjnym jest podstawą do określenia wysokości zatwierdzonego funduszu operacyjnego. Fundusz nie może stanowić więcej niż 4,1% wartości produktów członków sprzedanych przez organizację. Fundusz wyjątkowo może stanowić 4.6% WPS organizacji w przypadku, kiedy różnica zostanie wykorzystana wyłącznie w zakresie środków zapobiegania kryzysom i zarządzania nimi. Członkowie mają obowiązek sprzedaży swojej produkcji poprzez organizację z możliwym, określonym w przepisach Wspólnotowych, niewielkim marginesem produkcji, która może zostać sprzedana bezpośrednio w gospodarstwach członków. Do WPS wliczane są wyłącznie faktury sprzedaży wystawione na organizację lub inną uznaną OP, poprzez którą za zgodą organizacji sprzedawane są produkty członków. Od 1 stycznia 2010 wyłącznie produkcja członków organizacji producentów wprowadzona do obrotu bezpośrednio przez organizacje producentów wliczana będzie do wartości produkcji stanowiącej przedmiot obrotu. W tej sytuacji produkcja członków OP wprowadzona do obrotu za pośrednictwem innej OP wyznaczonej przez ich własną organizację wliczana będzie do tej drugiej OP. Do wystawiania faktur upoważnione są również przedsiębiorstwa zależne, w których organizacja posiada minimum 90% udziałów (wg. definicji wspólnotowej przedsiębiorstwo jest uważane za przedsiębiorstwo zależne, jeżeli powiększa wartość dodaną do produkcji członków, mogą to być np. specjalistyczne sortownie i pakownie przygotowujące produkty na sprzedaż itp).

Kontrola WPS przeprowadzana jest po zakończeniu rocznej realizacji programu operacyjnego i złożeniu przez OP wniosku o wypłatę i rozliczenie roczne pomocy na dofinansowanie funduszu operacyjnego.

Kontrola WPS w dokumentach księgowych w siedzibie organizacji polega na weryfikacji deklarowanej przez OP wartości sprzedaży, zgodnie z zestawieniem faktur sprzedaży załączonym do wniosku. Ważnym dokumentem, z którego korzysta inspektor jest zatwierdzony przez walne zgromadzenie członków lub udziałowców bilans roczny organizacji.

Kontroli podlegają zarówno dokumenty finansowe jak i dokumenty wewnętrzne przechowywane w siedzibie organizacji, jak np. dokumenty magazynowe oraz prowadzone przez OP rejestry wejścia i wyjścia produktów członków organizacji.

Kontrola ma na celu zweryfikowanie deklarowanej WPS, wykluczenie podwójnego deklarowania produkcji członków w przypadku wystąpienia członków z OP w celu przejścia do innej OP, kontrolę naliczenia redukcji WPS związaną ze sprzedażą produktów przetworzonych ponad pierwsze przetworzenie, czy też wyłączenia kosztów transportu innych niż transport wewnętrzny na etapie loco-OP.. W związku z reformą rynku owoców i warzyw i wejciem w życie RR(WE)1234/2007, do wartości produkcji stanowiącej przedmiot obrotu wliczana jest wartość sprzedaży produktów poddanych pierwszemu przetworzeniu. Kontrole mają też zweryfikować wyłączenia z zadeklarowanej WPS produkcji innej niż produkcja członków organizacji.

Okres referencyjny, przyjęty dla wyliczenia WPS, dotyczy okresu rocznego, poprzedzającego realizacje programu operacyjnego, w którym liczona jest wartość produktów sprzedanych członków OP lub średnia tej wartości z trzech lat poprzedzających realizację rocznego programu operacyjnego. Okres referencyjny nie może zostać zmieniony przez pełen okres realizacji programu.

• Kontrole funkcjonowania OP w związku z zarządzaniem funduszem operacyjnym i realizacją programu operacyjnego oraz deklarowaną wartością produkcji przez OP oraz ilością produktów członków dostarczonych do organizacji

Kontrole funkcjonowania organizacji przeprowadzane są po zakończeniu rocznej organizacji programu operacyjnego i przynajmniej raz w trakcie programu operacyjnego. Są to:

• Kontrola demokratycznego sposobu podejmowania decyzji w OP

Podstawową zasadą funkcjonowania organizacji jest zapewnienie demokratycznego udziału członków zarówno w zakresie podejmowania decyzji dotyczących rodzaju działań realizowanych w ramach programu operacyjnego, jak i w zabezpieczeniu praw członków do korzystania z tych działań.

Przedmiot kontroli stanowią protokoły z posiedzeń walnych zgromadzeń członków, spotkań zarządu oraz decyzje podjęte przez te gremia.

Dodatkowo kontrolowane są takie dokumenty w organizacji jak statut OP i wprowadzone zmiany w statucie, prowadzenie przez OP rejestrów produkcji członków i ich możliwości produkcyjnych, w tym dysponowanie przez OP informacją o aktualnej i historycznej powierzchni produkcyjnej członków, w tym numerami działek ewidencyjnych pod uprawami w kategorii uznania.

• Kontrola wartości produktów członków dostarczonych do organizacji

Kontrola przeprowadzana jest na wytypowanej metodą analizy ryzyka próbie członków OP. Kontrolowane są dokumenty, zarówno w siedzibie organizacji, jak i w gospodarstwie członka, potwierdzające zadeklarowane ilości i wartość produktów dostarczonych do OP oraz dokumenty potwierdzające posiadane powierzchnie produkcyjne członków. Drugim elementem kontroli jest fizyczna kontrola powierzchni pod uprawami w kategorii uznania, celem dostarczenia jednostce wdrożeniowej informacji, na podstawie której możliwa będzie weryfikacja uzyskanego plonu.

• Kontrola wpłat składek członkowskich na fundusz operacyjny

Kontrolą objęta jest wysokość wpłat składek, sposób oraz zasady zasilania funduszu operacyjnego przyjęte przez OP, a także demokratyczne metody podejmowania decyzji w tym zakresie.

Kontrola przyjętych przez organizacje zasad zasilania funduszu przeprowadzana jest na próbie minimum 10% członków organizacji. Podstawowym kryterium obowiązującym, zgodnie z rozporządzeniami UE, przy naliczeniu wysokości składek jest ilość lub wartość produktów członków dostarczonych do organizacji.

W ramach kontroli składek członkowskich, inspektor kontroluje również sposób zasilania funduszu operacyjnego przez OP w celu wykluczenia korzystania przy zasilaniu funduszu ze środków, które otrzymują dofinansowanie krajowe lub wspólnotowe.

Inspektorzy kontrolują zarówno sposób naliczania i zatwierdzania wysokości składek przez organizację, jak i dokumenty finansowe potwierdzające kwoty i terminy zaksięgowania składek oraz przelania na fundusz operacyjny.

Organizacja dla celów sprawozdawczych i kontrolnych powinna prowadzić zestawienie wpłat składek poszczególnych członków na fundusz operacyjny.