Kontrole na miejscu wstępnie uznanych grup producentów owoców i warzyw (GP) są realizowane przez pracowników Biura Kontroli na Miejscu OR ARiMR.

Mechanizm kontroli na miejscu GP jest uruchomiany w związku ze złożeniem wniosku przez wstępnie uznaną grupę producentów owoców i warzyw o:

• pomoc finansową z tytułu zwrotu kosztów administracyjnych i kosztów założenia GP,
• pomoc finansową z tytułu zwrotu części kwalifikowanych kosztów poniesionych na cele inwestycyjne ujęte w planie dochodzenia do uznania (PDU).

Wybór podmiotów do kontroli (GP) odbywa się w sposób następujący:

• typowanie GP do kontroli na miejscu, które jest przeprowadzone w Centrali ARiMR,
• kontrola obligatoryjna w związku ze złożeniem przez GP pierwszego wniosku o pomoc finansową z tytułu zwrotu kosztów administracyjnych i kosztów założenia GP i/lub wniosku z tytułu zwrotu części kwalifikowanych kosztów poniesionych na cele inwestycyjne ujęte w PDU,
• skierowanie manualne z Biura Działań Społecznych i Środowiskowych Płatności Bezpośrednich OR ARiMR w ściśle określonym zakresem kontroli.

Zakres kontroli na miejscu zależy od rodzaju wniosku złożonego przez beneficjenta (GP) i obejmuje zawsze:

• wniosek o przyznanie pomocy finansowej.
• plan dochodzenia do uznania (PDU) plus aktualne aneksy wprowadzające zmiany do PDU,
• funkcjonowanie GP w tym przepisów wewnętrznych ich zgodność z zasadami wstępnego uznania,
• listę członków GP, jej zgodność z rejestracją,
• dokumentację pod względem zabezpieczenia i przechowywania przez minimum 5 lat,
• dokumenty dotyczące wstępnego uznania GP: decyzja administracyjna dotycząca wstępnego uznania GP, aktualny wyciąg z KRS, PDU, umowy spółki lub statutu w zależności od formy organizacyjnej GP sprawozdanie finansowe (za ostatni rok gospodarczy).

W ramach kontroli dotyczącej wniosku GP o przyznanie pomocy finansowej na pokrycie kosztów związanych z utworzeniem grupy producentów owoców i warzyw i prowadzeniem działalności administracyjnej sprawdza się:

• realizację PDU,
• przychody GP, zgodność z założeniami PDU tj. odnośnie grup produktów, na które GP uzyskała wstępne uznanie,
• rejestry faktur VAT i rachunków sprzedaży towarowej realizowanej przez GP,
• rejestry przychodów towarów do GP w tym od członków GP,
• ustala się wartość sprzedaży GP za okres objęty wnioskiem o pomoc finansową i wartość produktów ze względu na które GP uzyskała status wstępnego uznania dostarczonych przez członków do GP. Kontrola jest przeprowadzana na podstawie faktur VAT, faktur RR oraz rachunków i dowodów dostaw potwierdzających obrót towarowy i wartość produktów dostarczonych przez członków GP i sprzedanych przez GP. Kontrola oparta na dokumentach źródłowych jest prowadzona na podstawie księgowości materiałowej i finansowo księgowej prowadzonej przez podmiot kontrolowany.

W ramach kontroli wniosku GP na pokrycie części kwalifikowanych kosztów inwestycji ujętych w zatwierdzonym planie dochodzenia do uznania sprawdza się:

• inwestycje ujęte w PDU,
• stopień realizacji inwestycji,
• dokumentację dotyczącą procesu inwestycyjnego: dokumentacja techniczna, informacja o terenie, kosztorys inwestorski, wymagane uzgodnienia, pozwolenie na budowę, termin rozpoczęcia inwestycji, umowy z wykonawcami,
• dokumentację pozwalającą ustalić koszt inwestycji: protokóły odbioru cząstkowego lub całej inwestycji, obmiar inwestycji budowlanej, kosztorys powykonawczy, dokumenty potwierdzające poniesione koszty na cele inwestycji,
• kontroli podlegają faktury VAT, rachunki i inne dokumenty potwierdzające koszty poniesione przez GP na realizację inwestycji ujętej w PDU,
• poniesione kwalifikowane koszty na cele inwestycyjne ujęte w PDU, ich zgodność z Rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 17 czerwca 2009 r w sprawie szczegółowych warunków przyznawania pomocy finansowej wstępnie uznanej grupie producentów owoców i warzyw oraz wykazu kwalifikowanych kosztów inwestycji ujętych w zatwierdzonym planie dochodzenia do uznania (Dz. U.  Nr 98, poz. 822): zestawienie kosztów kwalifikowanych według wniosku i zestawienie kwalifikowanych kosztów wg stwierdzonej kontroli na miejscu,
• zakupy inwestycyjne (maszyny i urządzenia) i czy nie były w przeszłości przedmiotem dofinansowania ze środków unijnych bądź krajowych (stosowne oświadczenia),
• zgodność realizowanej inwestycji z dokumentacją techniczną.

Zakres kontroli może obejmować kontrolę w gospodarstwach członków GP:

• kontrolę gospodarstw/a członków/a GP w ramach skierowania manualnego w ściśle określonym zakresie dotyczącym obrotu towarowego, realizacji inwestycji ujętej w PDU, fizycznego potwierdzenia faktów,
• kontrolę gospodarstw wybranych członków GP podczas kontroli obligatoryjnej mającą na celu fizyczne potwierdzenie realizacji deklarowanych w PDU powierzchni rolnej pod uprawę gatunków warzyw i owoców ze względu, na które grupa uzyskała wstępne uznanie i ich związku z ilością sprzedaną,
• kontrolę gospodarstw wybranych członków GP podczas kontroli w związku ze złożeniem wniosku o pomoc finansową dotyczącą utworzenia i prowadzenia działalności administracyjnej GP i/lub kontroli wniosku z tytułu poniesionych kwalifikowanych kosztów na cele inwestycyjne ujęte w zatwierdzonym planie dochodzenia do uznania w zakresie realizacji PDU, potwierdzenia fizycznego zakupów inwestycyjnych, kontroli spójności powierzchni rolnej pod uprawę owoców i warzyw ze sprzedażą uprawianych i zebranych gatunków z tej powierzchni.

Kontrole wstępnie uznanych grup producentów owoców i warzyw są przeprowadzane przez cały rok w zależności od terminu złożenia pierwszego wniosku i w drugiej połowie roku kalendarzowego po dokonanym typowaniu GP do kontroli.