a) złożenie wniosku

Wypełniony "Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu" wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć w OR ARiMR właściwym ze względu na miejsce realizacji projektu osobiście lub przez pełnomocnika, przesłać listem poleconym lub pocztą kurierską.

Wnioski przyjmowane są i realizowane w ramach dostępnych środków. Dniem złożenia wniosku jest dzień wpływu do OR ARiMR poprawnie wypełnionego wniosku wraz z wymaganymi załącznikami. Niekompletny lub niepoprawny wniosek wymaga uzupełnienia w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania.

b) zawarcie umowy

Osoby, które złożyły wnioski o dofinansowanie realizacji projektu mogą od 25 kwietnia 2006 r. rozpocząć ich realizację jeszcze przed podpisaniem umowy z Agencją. Muszą się jednak liczyć z tym, że ich wniosek nie będzie dofinansowany przez Agencję.

Możliwość rozpoczęcia realizacji inwestycji przed podpisaniem umowy wprowadza nowelizacja rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi w sprawie Uzupełnienia Sektorowego Programu Operacyjnego "Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004-2006" (Dz. U. Nr 69. poz. 488).

Zatwierdzenie projektu do realizacji następuje z dniem zawarcia "Umowy o dofinansowanie projektu".

Umowa określa zobowiązania ARiMR do współfinansowania planowanego projektu pod warunkiem, że beneficjent zrealizuje projekt w określonym zakresie i terminie, udokumentuje poniesione koszty oraz dotrzyma zobowiązań wynikających z umowy.

Tekst umowy jest przesyłany do beneficjenta, a jej podpisanie następuje w siedzibie OR ARiMR.

Zawarta umowa może zostać zmieniona na wniosek jednej ze stron. Zmiany warunków umowy wymagają zachowania formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności.

c) wniosek o płatność

Po zakończeniu realizacji projektu lub jednego z jego etapów (jeżeli tak przewiduje umowa) należy złożyć "Wniosek beneficjenta o płatność" . Wniosek składa się w wersji papierowej i elektronicznej, w tym samym OR ARiMR, w którym został złożony "Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu" .

Do "Wniosku beneficjenta o płatność" należy dołączyć wszystkie wymagane załączniki (w tym dokumenty potwierdzające poniesione koszty).

ARiMR ma obowiązek przeprowadzania wyrywkowych kontroli w miejscu realizacji projektu. Może to oznaczać, że w trakcie rozpatrywania wniosku, podczas realizacji projektu lub w ciągu 5 lat od otrzymania pomocy będzie przeprowadzana kontrola mająca na celu sprawdzenie zgodności realizacji projektu z zapisami i zobowiązaniami wynikającymi z umowy, poświadczenie stanu faktycznego, sprawdzenie zaawansowania realizacji projektu oraz utrzymania przedmiotu umowy.

W przypadku stwierdzenia istotnych niezgodności ARiMR ma prawo odstąpić od umowy bądź zażądać zwrotu otrzymanej pomocy.